Jobmanager Grundlagen: Jobs erstellen und bearbeiten

Ausgangspunkt der Jobanlage ist üblicherweise ein Fahrzeugangebot.

Jobs können auf mehrere Arten angelegt werden:

  1. Kunde parkt ein Fahrzeug auf Ihrer Webseite (optional)
  2. Kunde wünscht Rückruf 
  3. Automatische Einspielung einer Anfrage über mobile oder autoscout24
  4. Manuelle Anlage

In der Listenansicht der Fahrzeuge  können Sie bereits Angebote erzeugen. Klicken Sie dazu auf das Jobvorgang erstellen-Symbol; alternativ können Sie Jobs auch in der Detailansicht der Fahrzeuge erstellen, durch Klick auf den Button unten am Seitenende:

Übersicht der Jobs

Auf die Übersichtsseite des Jobmanagers gelangen Sie über » Verkauf » Jobs & Dokumente » Jobmanager. Hier werden alle gespeicherten Jobs aufgelistet.

Für einen besseren Überblick können Sie Jobs nach Ihren Kriterien filtern. Speichern Sie diese als eigene Filter, sodass Sie zu einem anderen Zeitpunkt wieder schnell darauf zugreifen können.

  1. Öffnet den Job zur Bearbeitung
  2. Derzeit aktive Phase
  3. Nächster Schritt (Sanduhr = Kunde ist am Zug)
  4. Nummer des Angebotsfahrzeugs und ggf. Nummer des Verkaufsfahrzeugs
  5. Status des Jobs
  6. Kunde

Sie können die Listenansicht auch nach Ihren Vorstellungen anpassen und Felder entfernen, hinzufügen oder die Reihenfolge der Darstellung verändern. Es lassen sich auch mehrere Ansichten speichern und wieder laden.

Auch falls die Option bei Ihnen zur Verfügung stehen sollte: Jobs sollten Sie auf keinen Fall löschen. Damit verlieren den Bearbeitungsverlauf und mit dem Job verbundene Dokumente unwiederbringlich.  Setzen Sie stattdessen den Status auf "geschlossen".

Erkennen der aktuellen Phase und des Handlungsbedarfs

Am Symbol (rot umrandet) erkennen Sie die aktuelle Phase des Jobs, am Symbol rechts davon, ob Sie oder der Kunde am Zug sind (Sanduhr = Kunde am Zug). 

Manuelle Erzeugung von Jobs

In der Listenansicht der Fahrzeuge bereits können Sie Jobs erzeugen. Klicken Sie dazu auf das Jobvorgang-Erstellen-Symbol; alternativ können Sie Jobs auch in der Detailansicht der Fahrzeuge erstellen, durch Klick auf den Button unten am Seitenende:

Weisen Sie auf der Seite dem Job einen Kunden zu (oder legen Sie einen neuen Kunden an bzw. ändern Sie vorhandene Kundendaten):

Basis

Damit können Sie dem Job einem Kunden zuordnen, wodurch sich personalisierte Angebote und Dokumente erstellen lassen:

Speichern Sie den Job jetzt mit dem Speichern-Button, um auf alle Funktionen zugreifen zu können.

Übersicht der Reiter

  1. Basis: Grunddaten und Zuordnung eines Kunden.
  2. Rechnungsdaten: Rechnungsposten, Fahrzeugbeschreibung, Editier- und Erweiterungsmöglichkeit der Rechnungsposten.
  3. Verkaufsfahrzeug: Zuweisung eines bestimmten Verkaufsfahrzeugs (nur bei aktivierter Warenwirtschaft).
  4. Dokumenteneditor: Bearbeitungs- und Individualisierungsmöglichkeit von Dokumenten.
  5. Dateianhänge: Upload-, Download- und Anzeigemöglichkeit von Dokumenten zum Job. 
  6. Bearbeitung: Bearbeitung des Workflows, Änderung der Auftragsphasen.
  7. Bearbeitungsverlauf: Auflistung des bisherigen Bearbeitungsverlaufs mit Zeitangaben, Daten, Angaben zu Personen und Abrufmöglichkeit von Dokumenten.

Register Rechnungsposten

Register Rechnungsposten

Beim Speichern erhält der Job eine Jobnummer und befindet sich ab sofort in der Liste der Jobs.

Ändern Sie ggf. einzelne Rechnungsposten, z.B. seinen Textinhalt (2), seinen Betrag (3) oder seinen Steuersatz (4); verwenden Sie ein Minuszeichen vor dem Rechnungsposten (3), wenn diese von der Gesamtsumme abgezogen werden sollen, z.B. bei Rabatten.

Ein Eintrag "Nachlass" zum Beispiel mit dem Betrag "-3.000€" senkt den Gesamtpreis um diesen Wert.

Rechnungsposten hinzufügen und löschen

  • Mit dem blauen Pluszeichen (1) fügen Sie beliebig viele Rechnungsposten hinzu; sobald Sie den Job speichern, haben Sie den oder die neuen Rechnungsposten dauerhaft erstellt.
  • Um Rechnungsposten zu löschen, leeren Sie das Textfeld links (2) und den Betrag rechts (3); wenn Sie den Job jetzt speichern, wird der Rechnungsposten dauerhaft gelöscht.

Register Dokumenteditor (jobindividuelle Texte)

Register Dokumenteditor (jobindividuelle Texte)

Alle Jobdokumente sind mit Standardtexten vorbelegt, die aus den Dokumentvorlagen stammen. Diese Texte lassen sich pro Job jederzeit individuell verändern. Klicken Sie dazu in den Dokument bearbeiten-Button (2). Damit haben Sie das jeweilige Jobdokument von seiner jeweiligen Dokumentvorlage gelöst und können es abändern (Änderungen der Dokumentvorlagen wirken sich nicht mehr auf solche nachbearbeiteten Dokumente aus).

Sie befinden sich oben z.B. im ersten Dokument: dem Angebot (1). Jederzeit können Sie durch Umschalten in ein anderes Register zu anderen Dokument umschalten.

Schließen Sie Ihre Nachbearbeitung durch Speichern ab.

PDF-Dokumente erstellen

PDF-Dokumente erstellen

Wenn / nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben, sollten Sie diese speichern (1).

Anschließend können Sie (im unteren Bereich) beliebige PDF-Dokumente erstellen (2).  Beachten Sie aber, dass so erstellte Dokumente nicht beim Job gespeichert werden und eher zur Vorschau dienen.

Bearbeitung des Jobs (Workflow)

Über den Reiter Bearbeitung ändern Sie die aktuelle Phase, stellen dem Kunden Dokumente oder Informationen zur Verfügung oder ändern den Jobstatus.

  1. Umschaltung der Phasen (nur Ansicht)
  2. Felder und Funktionen der Phase (Mitarbeiteransicht)
  3. Aktivierung dieser Phase 
  4. Phase wiederholt aktivieren

Hier lesen Sie wie Sie Ihre täglichen Aufgaben mit den Autrado Standard Workflows bearbeiten.