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Jobmanager: Arbeiten mit den Standard Workflows (Master und Basic)

Bitte lesen Sie zunächst den Artikel: Jobmanager Grundlagen

Die Workflows Standard Master und Standard Basic sind weitgehend identisch. Die wesentlichen Einschränkungen des Basic Workflows:

  • Kein Versand von E-Mails an Kunden
  • Weniger Felder
  • Basic ähnelt der früheren Jobverfolgung

Übersicht der Reiter

  1. Basis: Grunddaten und Zuordnung eines Kunden.
  2. Rechnungsdaten: Rechnungsposten, Fahrzeugbeschreibung, Editier- und Erweiterungsmöglichkeit der Rechnungsposten.
  3. Verkaufsfahrzeug: Zuweisung eines bestimmten Verkaufsfahrzeugs (nur bei aktivierter Warenwirtschaft).
  4. Dokumenteneditor: Bearbeitungs- und Individualisierungsmöglichkeit von Dokumenten.
  5. Dateianhänge: Upload-, Download- und Anzeigemöglichkeit von Dokumenten zum Job. 
  6. Bearbeitung: Bearbeitung des Workflows, Änderung der Auftragsphasen.
  7. Bearbeitungsverlauf: Auflistung des bisherigen Bearbeitungsverlaufs mit Zeitangaben, Daten, Angaben zu Personen und Abrufmöglichkeit von Dokumenten.

Ein Job wurde erstellt

Wie in den Grundlagen aufgezeigt, kann ein Job auf verschiedene Weise generiert werden.  Hierbei werden einige Daten (Reiter Basis) bereits übernommen:

  • Verkäufer vom Kunden (wenn entsprechende Option aktiviert)
  • Verkäufer als Default (z.B. Verkaufsleiter, wenn entsprechend eingestellt)
  • Standort vom Fahrzeug
  • Kunde (falls Job über die Webseite erzeugt und Kunde eingeloggt war)

Soll ein anderer Verkäufer oder Standort zugewiesen werden, können Sie dies im Workflow (Reiter: Bearbeitung). 

Die Listenansicht

In der Listenansicht ist über Symbol 1 die Phase erkennbar. Je nach Status des Jobs erscheint dieses in verschiedenen Farben (Rot = offen, Grün = verkauft, Grau = geschlossen, Schwarz = storniert). Symbol 2 signalisiert Ihnen den Handlungsbedarf. Eine Sanduhr zeigt eine Warteperiode an (Kunde ist am Zug), eine Glocke einen Handlungsbedarf (Sie können bearbeiten).

Bedeutung und Bearbeitung der Phasen des Jobs (Reiter: Bearbeiten)

Was in der Jobverfolgung der Jobstatus war, sind nun die Phasen. Nach Anlage eines Jobs, kann sich dieser in der Phase Grundeinstellungen (manuelle Anlage), Parkplatz (falls ein Parkvorgang bereits einen Job erzeugen soll), Rückruf (über die Webseite oder die Börsen) oder Webanfrage/Webbestellung befinden.

Anfänglich sind nicht alle Phasen sichtbar. Ist dem Job kein Kunde zugeordnet, sind z.B. alle Phasen nach "Webanfrage" ausgeblendet. Solange der Jobstatus "offen" ist, sind die Phasen nach "Kaufvertrag" ausgeblendet. Auf diese Weise soll sichergestellt werden, dass der Jobstatus korrekt umgestellt wird.

Grundeinstellungen (Symbol: Werkzeug)

In dieser Phase haben Sie schnellen Zugriff auf phasenübergreifende Einstellungen wie Verkäufer, Standort, allgemeine Bemerkungen oder die Fahrzeugkonfiguration.

Sie können beliebig die Phasen wechseln (1), um Einblick in die Infomationen der anderen Phasen zu nehmen. Die aktuell aktive Phase und den bisherigen Verlauf können Sie immer links (2) einsehen. Die Aktivierung einer Phase erfolgt im unteren Bereich (3). Mit der erstmaligen Aktivierung werden auch eventuelle Benachrichtigungen per E-Mail oder SMS an den Kunden verschickt. Wenn Sie einen erneuten Versand von Benachrichtigungen wünschen, müssen Sie zusätzlich die Option "Wiederholte Aktivierung vornehmen" wählen.

Parkplatz (Symbol: Parkplatz)

Durch einen Parkvorgang auf Ihrer Webseite wird ein Job erzeugt. Auch wenn dieser noch keinem Kunden zugeordnet ist. Diese Jobs befinden sich dann in der Phase Parkplatz. Sie können solche Jobs aber auch ausblenden (Verkauf -> Jobs & Dokumente -> Optionen), da sie derartige Parkvorgänge nicht bearbeiten können. Hinterlässt der Kunde jedoch seinen Namen und Telefonnummer, sind auch diese Vorgänge sichtbar.

Rückruf (Symbol: Sprechblasen)

Hinterlässt ein Kunde eine Rückrufbitte auf Ihrer Webseite oder einer unterstützen Börse, befindet sich der Job in der Phase "Rückruf". Zum Absenden des entsprechenden Formulars musste der Kunde seinen Namen und Telefonnummer hinterlassen. Weitere Felder ermöglichen Ihnen interne Notizen zu speichern oder das Fahrzeug zu konfigurieren.

Aktivieren Sie immer die Phase, die Sie gerade bearbeiten (Speichern nicht vergessen). Auch auf dem Frontend werden Informationen ausgegeben, sodass sich auch Ihr Kunde stets auf dem Laufenden halten kann.

Webanfrage / Webbestellung (Symbol: Erdball)

Verwendet der User Ihrer Webseite den Button "Fahrzeug bestellen" (manchmal auch umbenannt zu "Fahrzeug anfragen"), befindet sich der Job in der Phase "Webanfrage". Hier kann der User Name und Telefonnummer hinterlassen. Diese Phase signalisiert Ihnen (je nach Beschriftung des Buttons) akute Kaufbereitschaft bzw. starkes Interesse. Im Gegensatz zu "Parkplatz" und "Rückruf" muss der User hier eingeloggt sein bzw. einen Account anlegen.

Angebot (Symbol: Stift)

Die Angebotsphase ermöglicht Ihnen die Erstellung eines Angebots. Dieses können Sie mit wenigen Klicks

... erstellen und beim Job hinterlegen
... dem Kunden per Mail als Anhang zusenden (optional. Nicht vorhanden bei Workflow Standard Basic)
... dem Kunden auf Ihrer Webseite zum Download bereitstellen.

Den Standardtext der Nachricht können Sie hierbei noch anpassen. Diese Anpassung wirkt sich nur auf den gerade bearbeiteten Job aus.

  1. Bei Bedarf können Sie über die Konfiguration des Fahrzeugs ändern.
  2. Wählen Sie das Dokument das Sie erstellen möchten (hier: Angebot).
  3. Den Text der E-Mail an den Kunden können Sie im HTML-Editor anpassen. Beachten Sie, dass es sich bei Worten die in %....% eingefasst sind um Variablen handelt, die erst beim Versand mit Werten gefüllt werden.
  4. Bei den Versandoptionen können Sie wählen, ob die Dokumente dieser Phase dem E-Mail an den Kunden angehängt werden oder der Versand gar gänzlich unterbleiben soll.
  5. Aktivieren Sie die Phase und speichern Sie. Die E-Mail wird nun verschickt und die Daten auf dem Kundenaccount bereitgestellt.

Verfügbarkeitsanfrage (Symbol: Briefkuvert)

In dieser Phase können Sie Informationen zu einer eventuellen Verfügbarkeitsanfrage bei Ihrem Lieferanten hinterlegen. Für Lagerfahrzeuge können Sie diese Phase jederzeit überspringen. Eine Aktivierung jeder einzelnen Phase ist nicht notwendig.

Kaufvertrag (Symbol: Dokument)

Diese Phase funktioniert analog zur Phase Angebot. Sie können das entsprechende Dokument aus der Liste wählen und die Texte für E-Mail Versand und Kundenaccount bei Bedarf anpassen (Nicht vorhanden bei Workflow Standard Basic). Zusätzlich können Sie hier auch die unterschriebene Version des Kaufvertrags hochladen. Dies ist auch kundenseitig über die Webseite möglich.

Nach Aktivierung der Phase erfolgt der Versand der E-Mail, sowie die Bereitstellung der Dokumente im Kundenaccount.

Um auf die Folgephasen zuzugreifen, müssen Sie spätestens jetzt den Jobstatus auf verkauft stellen.

Lieferantenbestellung (Symbol: Schublade)

In dieser Phase können Sie eine Lieferantenbestellung erzeugen oder hochladen. Als Adresssat wird der beim Fahrzeug hinterlegte Lieferant verwendet. Die Lieferantenbestellung weist keine Preise aus. Mit Aktivierung der Phase ändert sich auch die Anzeige im Kundenaccount. Das Dokument wird dem Kunden natürlich nicht bereitgestellt.

Die Lieferantenbestellung wird erzeugt, aber nicht an den Lieferanten verschickt. Oft ist die Fahrzeugbestellung Teil einer Sammelbestellung oder es soll Bezug auf Einkaufskonditionen genommen werden. Daher müssen Sie dies über einen manuellen E-Mail-Versand (z.B. Outlook) erledigen.

Liefertermin bekannt (Symbol: Stern)

In dieser Phase können Sie den voraussichtlichen Liefertermin hinterlegen und dem Kunden per E-Mail (nicht vorhanden bei Workflow Standard Basic) und Kundenaccount mitteilen. Mit Aktivierung dieser Phase wird eine E-Mail ohne Anhang verschickt (optional).

Bereitstellung (Symbol: Fahrzeug)

In dieser wichtigen Phase können Sie sowohl eine Bereitstellungsanzeige, als auch eine Rechnung erzeugen und als Anhang Ihrem Kunden zusenden.

  1. Wählen Sie das entsprechende Dokument (optional).
  2. Wählen Sie das Dokument "Rechnung".
  3. Falls Sie Ihre Rechnungen ausserhalb von Autrado schreiben, haben Sie hier die Möglichkeit diese als PDF-Dokument hochzuladen.
  4. Tragen Sie hier das früheste Bereitstellungsdatum ein (wird dem Kunden mitgeteilt).
  5. Den Hinweistext dieser Phase für den Kundenaccount können Sie hier editieren.
  6. Den Standardtext für die E-Mail an den Kunden können Sie hier editieren (nicht vorhanden bei Workflow Standard Basic).
  7. Den exakten Übergabezeitpunkt können Sie (nach Absprache mit dem Kunden) hier später eintragen.

Bei der Entwicklung des Jobmanagers legten wir viel Wert auf das korrekte und revisionssichere Handling von Belegen (Rechnungen / Gutschriften). Wurde eine Rechnung erzeugt, kann auf diesen Job keine zweite Rechnung erstellt werden. Sie müssen den Beleg zunächst über eine Rechnungskorrektur neutralisieren:

  • Eine Rechnung wurde erstellt. Diese soll korrigiert oder storniert werden.
  • Wählen Sie Rechnungskorrektur aus der Listbox (2) und speichern Sie. Ein Beleg mit neuer, fortlaufender Rechnungsnummer wird erzeugt.
  • Ändern Sie die Einträge im Reiter "Rechnungsposten". Gehen Sie dann erneut in die Phase "Bereitsstellung" und wählen das Dokument "Rechnung" aus der Listbox (2).

Sie haben nun 3 Belege erzeugt (bei ausschließlicher Stornierung 2), die sie im Reiter "Bearbeitungsverlauf" einsehen oder herunterladen können.

Erstellen Sie keine Gutschriften für nachträgliche Änderungen von Ausgangsrechnungen. Dies kann zu Beanstandungen des Finanzamts führen. Der Begriff Gutschrift bezeichnet eine spezielle Art der Abrechnung der Lieferungen und Leistungen zwischen einem Kunden und seinem Waren- oder Dienstleistungslieferanten. Eine Gutschrift würde zum Beispiel für den Ankauf (Inzahlungnahme) eines Fahrzeug erstellt. Behandeln Sie Inzahlungnahmen bitte immer getrennt vom Fahrzeugverkauf.

Übergabe (Symbol: Hände)

In dieser Phase können Sie ein Übergabeprotokoll mit Fahrzeug- und Kundendaten erzeugen und das unterschriebene Version wieder hochladen. Das entspechende Dokument können Sie (falls nicht vorhanden) unter Volagen laden.

  1. Wählen Sie das zu erzeugende Dokument aus
  2. Hier können Sie später die vom Kunden unterschriebene Version hochladen
  3. Die Inhalte der folgenden Felder werden ins Übergabeprotokoll übernommen

Kundenzufriedenheit (nicht vorhanden beim Workflow: Standard Basic)

Diese Phase erscheint nur, wenn der Jobstatus auf geschlossen steht. Sie dient einer Kundenumfrage nach dem Kauf. Über die temporäre Zuständigkeit, kann die Aufgabe an einen dezidierten Mitarbeiter abgegeben werden.

Gutschrift

  • Der Begriff Gutschrift bezeichnet eine spezielle Art der Abrechnung der Lieferungen und Leistungen zwischen einem Kunden und seinem Waren- oder Dienstleistungslieferanten. Eine Gutschrift würde zum Beispiel für den Ankauf (Inzahlungnahme) eines Fahrzeug erstellt. Behandeln Sie Inzahlungnahmen bitte immer getrennt vom Fahrzeugverkauf.

    In dieser Phase können Sie ein Ankaufsangebot bzw. eine Gutschrift, beispielsweise für den Ankauf eines gebrauchten Fahrzeugs, erstellen. Eine mögliche Vorgehensweise ist wie folgt:
  • Legen Sie das Fahrzeug z.B. über EasyDAT an.
  • Ergänzen Sie Anzahl der Vorbesitzer, Kilometerstand, Erstzulassung und VIN (Reiter: Basis). Achten Sie auf die Option "MwSt. nicht ausweisbar (§25a)" richtig zu setzen.
  • Erstellen Sie nun über das Fahrzeug einen neuen Job und weisen einen Kunden zu (oder legen ihn an).
  • Über die Phase Gutschrift können Sie nun sowohl ein Ankaufsangebot, als auch eine Gutschrift erstellen.

Verwendung der temporären Zuständigkeit (nicht vorhanden bei Workflow Standard Basic)

In vielen Unternehmen wird ein Auftrag in bestimmten Phasen von einer anderen Person bearbeitet. Dies könnte beispielsweise ein/eine Mitarbeiter/in in der Disposition sein. Über das Auswahlfeld "Temporäre Zustädigkeit" können Sie die Zuständigkeit übertragen (z.B. in der Phase "Grundeinstellungen"). Der/Die Mitarbeiter/in sieht den Job dann in der "seiner" Jobliste.

Um Jobs aufzulisten, für die eine temporäre Zustandigkeit besteht, speichern Sie eine gefilterte Liste. Diese können Sie dann bei Bedarf einfach aufrufen. Die Anlage ist sehr simpel.

  • Rufen Sie die Liste der Jobs auf
  • Wählen Sie den Filter "Jobmanager - Temporäre Zustandigkeit", setzen den Wert und klicken "Anwenden".
  • Speichern Sie den Filter unter einem Namen Ihrer Wahl.
  • Nun werden nur die Jobs mit der auswählten Zuständigkeit angezeigt.
  • Setzen Sie die "Temporäre Zustandigkeit" nach Erledigung der Aufgabe auf den Verkäufer.