Autrado Online-Hilfe1. Referenz VerkaufJobs & Dokumente: Dokumentvorlagenverwaltung | Dokumentvorlagen

Jobs & Dokumente: Dokumentvorlagenverwaltung | Dokumentvorlagen

Autrado ist ein DMS-System und verfügt über eine Dokumentenverwaltung für Verkaufsunterlagen wie Angebote, Vermittlungsverträge und Rechnungen,etc.

Dokumente in Jobs

Dokumente in Jobs

Die Dokumente stehen innerhalb der Jobs zur Verfügung (Jobs sind z.B. Kundenanfragen, Angebote oder eingegangene Bestellungen).

  • Öffnen Sie einen Job, um die zugehörigen Dokumente sehen zu können.
  • Klicken Sie in das gewünschte Dokument des Jobvorgangs, um deren PDF-Datei zu erzeugen, z.B. ein Angebot. Dabei wird mit den aktuellen Daten des Jobs ein PDF-Dokument erstellt, das sich nach dem Klick öffnet.

Alle Jobdokumente basieren auf Ihren Dokumentvorlagen, die sich zentral verwalten lassen.

Dokumentvorlagen

Dokumentvorlagen

Bei Dokumentvorlagen legen Sie fest, welche Dokumente in welchem Jobstatus angezeigt werden; es wäre unübersichtlich, im Job bereits das Rechnungsdokument anzuzeigen, wenn der Jobstatus noch "Anfrage" ist.

Sollten Ihre Dokumente noch kein Logo aufweisen, können Sie dieses über den Button "Dokumenten-Einrichtung anfordern" übergeben.

Dokumentvorlagen bearbeiten

Klicken Sie in das Bearbeiten-Symbol einer Dokumentvorlage, um diese zu bearbeiten:

Dokumentvorlagen bearbeiten

Oben sehen Sie eine typische Beispiel, hier die Vorlage für das "Angebot". Dokumentvorlagen können individuell auf Ihre Anforderung angepasst werden. In jeder Vorlage stehen dazu Platzhalter zur Verfügung, die frei positioniert und mit beliebigen Texten kombiniert werden können, z.B. der Platzhalter %fahrzeug|fahrzeugnr%.

Um Platzhalter einzusetzen...

  • Maus in Bereich klicken, an der der Platzhalter-Text erscheinen soll,
  • in das entsprechende Pulldownmenü klicken und den gewünschten Platzhalter auswählen, z.B. hinter den Text "Fahrzeugnummer" Platzhalter "%fahrzeug|fahrzeugnr%"

TIPP: duplizieren Sie eine Dokumentvorlage und probieren Sie damit aus, welche Anpassungen möglich sind.

Um neue leere Templates zu erstellen rufen Sie den ersten Button unter "Vorlageninhalt" auf (vor Absatz) ; der Alt-Tag ist "Vorlage einfügen" (ein direktes Eintragen von Text in den leeren Texteditor ist nicht möglich). Anschließend können Sie diese Vorlage anpassen.