Jobs & Belege: Jobmanager

Einführung

Der Autrado Jobmanager ist ein System zur Kundenkommunikation wie sie z.B. bei Anfragen und Aufträgen entstehen. Er ermöglicht die lückenlose Kommunikation mit dem Kunden: vom Erstkontakt bis zur Übergabe des gekauften Fahrzeugs und darüber hinaus (einschließlich dessen Daten- und Dokumentenaustausch, Qualitätsmanagement, Kundenbefragungen und weiterführende Angebote). Die Nutzung des Jobmanagers steht ab der Active-Version kostenlos zur Verfügung.

Nach seiner Aktivierung auf Ihren Wunsch ersetzt der Jobmanager die Jobverfolgung mit Ihrem fest vorgegebenen Park-, Rückruf und Jobsystem. Alle bereits vorhandenen Jobs stehen weiterhin im Archiv zur Nachbearbeitung und zum Ausdruck zur Verfügung.

Jobs entstehen durch manuelle Anlage oder auch durch das Parken eines Fahrzeugs durch den Kunden. Ist der Kunde eingeloggt können Mitarbeiter dazu die Daten des Kunden sehen. Der Parkplatz ist auch der Ort, an dem dem Kunden Informationen zur jeweiligen Phase bereitgestellt werden können.

Zum Start bietet Autrado einen Standard-Workflow an, der bereits komplett einsatzbereit ist und der sich nachfolgend anpassen lässt. Ziel eines angepassten Workflows ist ein für den Händler individuell abgestimmter, fest definierter Prozess (Workflow), der in Phasen aufgeteilt den Verarbeitungsablauf festlegt, mit dem alle Mitarbeiter Kundenanfragen bearbeiten.

Der Jobmanager ist ein flexibles und mächtiges aber auch komplexes Werkzeug. Deshalb stellen wir Ihnen den Autrado-Standard-Workflow zunächst in einer Kopie Ihrer Fahrzeugverwaltung zur Verfügung. Hier können Sie die Kommunikationsschritte ausgiebig testen, Kunde spielen, erste Erfahrungen sammeln und Änderungswünsche definieren.

Die Einführung des neuen Jobmanagers in Ihrem Unternehmen erfordert etwas Einblick in die grundsätzliche Funktionalität und muss als Projekt verstanden werden. Deshalb bieten wir Ihnen eine Einführung von 1 Stunde ohne Berechnung an. Leistungen, die darüber hinaus gehen, berechnen wir mit 100.- €/Stunde.

  1. Unterschiede zur Jobverfolgung 
  2. Felder, Phasen, Workflows
  3. Bearbeiten eines Workflows

Unterschiede zur Jobverfolgung

Im Gegensatz zur Jobverfolgung kann der Jobmanager individuell an den Kommunikations-Workflow des Händlers angepasst werden. Die Kommunikation mit dem Kunden findet Pingpong-artig (auch über die Webseite) statt.

Hier ein Beispiel für einen typischen Ablauf: 

  • der Kunde fordert einen Rückruf an
  • der Händler stellt ein Angebot zur Verfügung
  • der Kunde nimmt das Angebot an
  • der Händler übermittelt die Bestellbestätigung und stellt die Rechnung
  • der Kunde bezahlt und informiert den Händler
  • der Händler stellt das Auto bereit

In der Kommunikation besteht also die Möglichkeit, dass der Händler innerhalb Daten bereitstellt, die der Kunde abrufen kann oder umgekehrt.

Der Bearbeitungsverlauf wird mit Datum, Uhrzeit und Bearbeiter lückenlos und dauerhaft gespeichert. Dokumente bleiben verfügbar, auch wenn z.B. ein Angebot durch ein aktuelleres ersetzt wurde.

Felder, Phasen, Workflows

Felder

Felder sind die kleinsten Bausteine, aus denen ein Workflow entsteht. Felder können einfache Funktionen (z.B. ein Textfeld) oder komplexere Aufgaben (z.B. Aufruf, Bearbeitung und Speicherung der Fahrzeugkonfiguration) übernehmen.

Sie können an Bedingungen geknüpft sein (z.B. Anzeige, nur wenn der User eingeloggt ist) und Default-Werte hinterlegt haben (z.B. Standardinhalt eines Textfeldes).

Feldtypen

  • Text (Standard)
  • Textfeld
  • Auswahlliste
  • Fahrzeugkonfiguration (erweiterte Funktion der Beschränkung auf Nextras per VO)
  • Dokument erstellen/anzeigen (Link, Dokument wird bei Klick immer neu erstellt und nicht gespeichert)
  • Dokument erstellen/speichern (Auswahllist mit Dokumenten, ausgewähltes Dokument wird erstellt und gespeichert, steht anschließend per Link als Download zur Verfügung)
  • Datei (Upload-Feld, steht nach Upload per Link als Download zur Verfügung)
  • Checkbox
  • Standort
  • Jobstatus
  • Rückruftelefonnummer
  • Externe Kundenmitteilung
  • Bezahl.de (integriert die bezahl.de Schnittstelle)
  • Nachrichten unterdrücken (wenn gesetzt werden keine Nachrichten versendet)
  • Speichern-Button (sinnvollerweise nur im Frontend, Button-Text frei administrierbar, das Label dient als Button-Text, kann an Bedingungen geknüpft werden z.B. Benutzer muss eingeloggt sein)

Es gibt funktionale Felder (automatisch befüllt oder standardmäßig notwendig):

  • Jobstatus (open, sold, closed, canceled – Anzeigespalte in Jobliste und zur Festlegung von Standardfiltern, Steuerung Nachrichtenversand)
  • Rückruf (bei Rückruf wird hier die Telefonnummer des Anforderers gespeichert, benötigt außerdem für die automatischen Jobs aus den Börsen)
  • Fahrzeugkonfiguration (ohne keine Bestellfahrzeuge möglich, Extras, etc.)
  • Standort (Feld wird bei Initialisierung des Jobs automatisch aus den Fahrzeugdaten extrahiert und eingetragen)
  • Externe Kundenmitteilung (benötigt für die automatischen Jobs aus den Börsen)

Bei Feldern (aber auch bei Phasen und Workflows) unterscheiden wir zwischen Autrado-Feldern und eigenen Feldern. Autrado-Felder sind vorgegeben, stellen unbedingt benötigte Felder und Funktionen zur Verfügung und können von Ihnen nicht editiert oder gelöscht werden.

Unter "Eigene Felder" haben Sie die Möglichkeit Felder anzulegen, eigene Bezeichnungen zu vergeben und einem Feldtyp zuzuweisen. Bitte beachten Sie: ändern Sie ein Feld innerhalb eines Workflows (z.B. den Default-Wert eines bestimmten Textfelds, wirkt sich dies auch an anderen Stellen aus, an den dieses Feld eingesetzt wird. Legen Sie deshalb für jede Funktion ein eigenes Feld an.

Phasen

Eine Phase kann als Abschnitt, an dem sich der Vorgang befindet, bezeichnet werden. Phasen folgen üblicherweise logisch aufeinander, können aber auch übersprungen werden. Eine Phase wird aus Feldern "gebaut" und kann eine Mitarbeiter- und/oder Kundenansicht bereitstellen.

Eine Phase kann aufgrund einer Bedingung auch komplett obsolet werden:

2. .....
3. Bestellung
4. Auslieferung (Bedingung: Auslieferung gewünscht, Folgephase: Ihre Meinung)
5. Phase Abholung
6. Ihre Meinung

Die jeweils aktuelle Phase muss von Ihnen manuell aktiviert werden. Die Ausgabe der Kundenansicht erfolgt auf dem Parkplatz des Frontends. Mit Aktivierung einer Phase kann auch eine Kundenmitteilung per SMS oder E-Mail automatisch versendet werden. Hierzu legen Sie zunächst unter » Einstellungen » Unternehmen » E-Mail Verwaltung » Nachrichten-Manager Ihre Nachrichten an, die Sie dann einer Phase zuweisen können (» Verkauf » Jobs & Dokumente » Jobmanager » Workflows » Zugeordnete Phasen)

Workflows

Ein Workflow stellt eine logische Folge von Phasen dar; der Bearbeitungsstatus folgt dem Workflow, muss aber nicht zwingend alle Phasen durchlaufen.

Um den Start zur vereinfachen, stell Autrado einen Standard-Workflow zur Verfügung. Dieser Workflow kann aktiviert und angepasst werden. 

Workflow bearbeiten

Änderungen an einem aktiven Workflow wirken sich direkt auf den Live-Betrieb aus. Einrichtung und Test sollten Sie deshalb auf einer Kopie Ihres Accounts durchführen, die wir Ihnen gerne bereitstellen.

Nach Übertragung und Aktivierung des Autrado-Workflows kann dieser angepasst werden. Wählen Sie hierzu » Verkauf » Jobs & Dokumente » Jobmanager » Workflows und klicken auf das Icon unterhalb von Phasen.

Detailansicht einer Phase
Die Detailansicht einer Phase ist in Felder für Mitarbeiter und Felder für Kunden unterteilt. 

Bei der Bearbeitung einer Phase können Sie (bestehende) Felder hinzufügen, löschen, deren Reihenfolge verändern und Bedingungen und Attribute zuweisen. Bitte beachten Sie, dass sich Änderungen an einem Feld (z.B. Default-Wert eines Textfelds) auch auf andere Phase auswirken können. Neue Felder legen Sie unter » Verkauf » Jobs & Dokumente » Jobmanager » Eigene Felder an.

  1. Hier können Sie ein (bestehendes) Feld dieser Phase zuweisen
  2. Feld bearbeiten
  3. Überschrift (Label) für dieses Feld
  4. Pflichtfeld: dieses Feld muss vor dem Speichern verwendet werden (angeklickt, Dokument hochgeladen etc.)
  5. Nur lesbar: es können keine Eingaben oder Änderungen gemacht werden
  6. Label ausblenden: wenn aktiviert wird die Überschrift nicht ausgegeben
  7. Nach dem Senden anzeigen: Dieses Feld wird nach Verwendung der Speicherfunktion ausgegeben (z.B. Hinweistext "Wir melden uns ......"
  8. Bedingungen: hier sehen Sie, ob die Ausgabe und Verwendung des Feldes an eine Bedingung  geknüpft wurde

Hier lesen Sie in "Methoden und Aufgaben", wie Sie mit dem Autrado Workflows Ihre täglichen Aufgaben erledigen.