Jobs & Belege: Dokumentvorlagenverwaltung | Dokumentvorlagen
Autrado ist ein DMS-System und verfügt über eine Dokumentenverwaltung mit Vorlagen für sämtliche Verkaufsunterlagen wie Angebote, Vermittlungsverträge und Rechnungen,etc.
Dokumente in Jobs
Die Dokumente stehen innerhalb der Jobs zur Verfügung (Jobs sind z.B. Kundenanfragen, Angebote oder eingegangene Bestellungen).
- Öffnen Sie einen Job, um die zugehörigen Dokumente sehen zu können.
- Klicken Sie in das gewünschte Dokument des Jobvorgangs, um deren PDF-Datei zu erzeugen, z.B. ein Angebot. Dabei wird mit den aktuellen Daten des Jobs ein PDF-Dokument erstellt, das sich nach dem Klick öffnet.
Alle Jobdokumente basieren auf Ihren Dokumentvorlagen, die sich zentral verwalten lassen.
Dokumentvorlagen
In der Übersicht der Dokumentvorlagen legen Sie fest, welche Dokumente wie und zu welchen Standorten / Revisionsnummerkreisen und Phasen angezeigt werden:
Dokumentvorlagen bearbeiten
Klicken Sie in das Bearbeiten-Symbol der Liste der Dokumentvorlagen, um diese zu bearbeiten:
Oben sehen Sie eine typische Beispiel, hier die Vorlage für das "Angebot". Dokumentvorlagen können individuell auf Ihre Anforderung angepasst werden. In jeder Vorlage stehen dazu Platzhalter zur Verfügung, die frei positioniert und mit beliebigen Texten kombiniert werden können, z.B. der Platzhalter %fahrzeug|fahrzeugnr%.
Um Platzhalter einzusetzen...
- Maus in Bereich klicken, an der der Platzhalter-Text erscheinen soll,
- in das entsprechende Pulldownmenü klicken und den gewünschten Platzhalter auswählen, z.B. hinter den Text "Fahrzeugnummer" Platzhalter "%fahrzeug|fahrzeugnr%"
TIPP: duplizieren Sie eine Dokumentvorlage und probieren Sie damit aus, welche Anpassungen möglich sind.
Um neue leere Templates zu erstellen rufen Sie den ersten Button unter "Vorlageninhalt" auf (roter Rahmen oben, vor Absatz) ; der Alt-Tag ist "Vorlage einfügen" (ein direktes Eintragen von Text in den leeren Texteditor ist nicht möglich). Anschließend diese Vorlage an Ihren Bedarf anpassen.