Autrado Online-Hilfe1. Referenz VerkaufStammdatenverwaltung: Personen & Firmen

Stammdatenverwaltung: Personen & Firmen

In Autrado werden Sie immer wieder auf Personendaten zugreifen, z.B. beim Einloggen, zur Personalisierung von Angeboten und Rechnungen oder bei der Vergabe von Mitarbeiterrechten. Personen- und Firmendaten lassen sich anzeigen, bearbeiten importieren oder exportieren. Datensätze mit gemeinsamen Eigenschaften werden durch Filter gefunden.

Personendaten entstehen...

  • durch direktes Eintragen von Mitarbeitern oder Kunden,
  • sobald Interessenten um Rückruf bitten oder Fahrzeuge bestellen,
  • wenn Mitarbeiter Jobvorgänge anlegen und dabei Kundendaten eintragen
  • oder durch einen Import von Personendaten (im CSV-Format)

Tipp: Die Reihenfolge der Daten kann durch einen Klick in die Titel Nachname, Firma oder andere temporär umgestellt werden. Beim nächsten Aufruf der Seite gilt wieder die in den Optionen der Seite festgelegte Reihenfolge.

Rollen und Rechte

Autrado ist ein CMS/CRM-System, das Bearbeitungsrechte und Rollen verwendet: jeder Person wird eine geeignete Rolle bzw. ein Mitarbeiter-Recht zugewiesen, das ihm erlaubt, entsprechende Bereiche zu bearbeiten:

  • Chef: Mitarbeiterrechte vergeben oder bearbeiten, Jobvorgänge abschließen
  • Verkauf: Fahrzeuge anbieten, Jobverfolgung/Jobmanager bearbeiten, Personen und Händler anlegen
  • Einpflege: Fahrzeuge anlegen und eigene Fahrzeuge bearbeiten, Offline-Fahrzeuge anderer Einpfleger sehen (optional, wenn Fahrzeugeinpflege aktiviert ist)
  • Admin: Vorgaben, Fahrzeug-Grunddatenverwaltung, alle Fahrzeuge anlegen und bearbeiten (optional, wenn Einpflege aktiviert ist), Exporte festlegen, Einkaufspreise sehen und bearbeiten, Stammdaten
  • Redakteur: zur Pflege der HTML-Seiten, wie z.B. Homepage, den Info-Seiten der Aufbauten, Modulen oder eigenen Seiten; dieses Recht jedem zuweisen, der an der Website arbeiten darf, ohne dass er internen Daten sehen oder bearbeiten kann, z.B. ein SEO-Mitarbeiter oder Webdesigner
  • Händler (Rolle, nicht für Mitarbeiter): Preise als Händlerpreise anzeigen (Autrado Complete)
  • Lieferant (Rolle, nicht für Mitarbeiter): alle Bezugsquellen, ggf. chiffriert eintragen
  • Kunde (wenn weder Rolle noch Recht zugewiesen wurde)

Jeder Mitarbeiter kann seine Bearbeitungsrechte oben rechts anhand der angezeigten Symbole erkennen; ändern können Mitarbeiterrechte nur Personen mit Chef-Rechten (es kann also durchaus mehrere Personen mit Chef-Rechten geben). 

Rollen und Rechte können beliebig miteinander kombiniert werden; dabei werden sie addiert. Hier zwei Beispiele:

  • Mitarbeiter mit übergreifenden Aufgaben erhalten sowohl das "Verkaufs-, Einpflege- als auch die Admin"-Rechte
  • Mitarbeitern mit dem Recht "Verkauf" werden bestimmte Ansichten und Informationen (wie Einkaufspreise) vorenthalten, so dass sie sich auf ihre Aufgabe konzentrieren können

Kunden, Händler oder Lieferanten anlegen

Das Anlegen von Kunden, Lieferanten und Händlern kann jeder Mitarbeiter jederzeit selbst vornehmen (Button Neue Person klicken). Das Anlegen von Mitarbeitern ist nur mit Chef-Recht möglich.

Mitarbeiter anlegen (Chef-Recht erforderlich)

Mitarbeiter anlegen (nur mit Chef-Recht möglich)

Klicken Sie unter Verkauf den ersten Button +Person. Die obige Ansicht erscheint. Sie können die Stammdaten komplett ausfüllen oder diese später vervollständigen.

Die meisten Zeilen sind weitgehend selbsterklärend; ggf. können Sie noch benötigte Länder hinzufügen (durch Klick auf den Land-Link), um Ihre Länderauswahl bei Bestellungen und Adresszuweisungen zu erweitern.

  • Benennung: diese wird automatisch vergeben; nachträglich kann diese mit einer von Ihnen gewünschten Kundennummer überschrieben werden (oder in das Feld importiert werden).
  • Kennwortvergabe: Mitarbeiter mit Chef-Rechten können anderen Mitarbeitern geeignete Kennwörter eintragen, so dass diese sich damit einloggen können; achten Sie zur Sicherheit darauf, dass Kennwörter mindestens aus acht Zeichen bestehen, wovon mindestens zwei Zeichen Zahlen sein sollten. Wenn Personen einen E-Mail-Eintrag haben, können Sie das Kennwort auch automatisch erstellen lassen, indem Sie vor dem Speichern die entsprechende Checkbox anhaken.
  • Online-Marketing E-Mail-Eintrag: um für die Person den Newsletterbezug zu aktivieren, die Newsletter-Checkbox anhaken.
  • Bemerkungen: in diesem Textfeld haben Sie die Möglichkeit, interne Anmerkungen zu Personen im Bemerkungsfeld einzutragen; wir empfehlen, die neuesten Einträge ÜBER die alten zu schreiben, so dass die neuesten Einträge immer oben erscheinen.
  • Login-Einträge: in diesem Bereich werden die Login-Daten gespeichert, die beim Einrichten des Systems angelegt wurden. Mitarbeiter mit Chef-Rechten können diese Einträge jederzeit überschreiben.

Kennwort bereits vergeben?

Die Listenansicht zeigt in einer der hinteren Kennwort-Spalte an, ob für einen Datensatz bereits ein Passwort vergeben ist; an dem grünen Symbol können Sie erkennen, ob bestimmte Personen bereits über einen Login zu Ihrer Website besitzen.

Kunden und deren geparkte Fahrzeuge

In den Personendatensätzen können Sie sehen, welche Fahrzeuge jemand geparkt hat. Rufen Sie dazu einen Datensatz auf und schalten Sie oben ins Register geparkte Fahrzeuge. Sie und Ihre Mitarbeiter können Interessenten Angebote in die Parkplätze einstellen—z.B. während eines Telefonates. Parallel dazu könnten Sie per Knopfdruck einen automatisierten Login vergeben, wenn dieser noch nicht vorhanden ist: der Person werden dabei automatisch neue Zugangsdatenerstellt und zugesandt (eine korrekte E-Mail-Anschrift vorausgesetzt).

Händler anlegen

Sie können Sie Händlerkollegen die Möglichkeit geben, Ihre Website mit rabattierten Händlerpreisen zu sehen; zwei Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

  • Version: Autrado Complete
  • Händlerrechte vergeben und den Händlern Zugangsdaten zusenden

Tipp: Vielleicht möchten Sie Händlern die Möglichkeit geben, in Ihre Website Fahrzeuge einzustellen; Login:Mitarbeiter mit NUR-Einpflege-RechtenMitarbeiter mit NUR-Einpflege-Rechten sehen keine Interna, also keine Kunden- oder Jobverfolgung und können Baureihen auch nicht verändern.

Personendaten importieren

Sollten Sie bereits über Kunden- oder Händlerdaten verfügen, die zum Beispiel in Form einer Excel-Datei vorliegen, können Sie diese in Autrado weiterverwenden (vorher als CSV-Datei abspeichern). Beim Import von Personendaten werden die bereits in der Liste vorhandenen Personeneinträge um die neu zu importierenden Datensätze ergänzt.

Rufen Sie die Seite "Personen & Firmen" auf und scrollen Sie ganz nach unten und gehen Sie wie folgt vor:

  • Link klicken: CSV-Import-Assistenten starten
  • CSV-Datei auf Festplatte auswählen, dann im Assistenten unten rechts den nächsten Schritt aufrufen
  • Importeinstellungen vornehmen: Trenn- und Texterkennungszeichen sollten mit den bei der CSV-Datei-Erzeugung vorgenommenen Einstellung übereinstimmen, unten rechts wieder den nächsten Schritt aufrufen.
  • Importfelder: jeder Spalte ein korrektes Zielfeld zuordnen, weiter zum nächsten Schritt
  • Zusammenfassung: eine Info zum nachfolgenden Import

Sollte eine der Angaben nicht Ihren Erwartungen entsprechen, können Sie jederzeit aus dem Importassistenten aussteigen, indem Sie oben rechts den Schließen-Link anklicken.

Personendaten weitergeben oder als Backup sichern

Um ein Backup Ihrer Personendaten zu erstellen oder um die Daten weiterzugeben (z.B. für das Versenden von Serienbriefen), rufen Sie die Seite "Personen & Firmen" auf und skrollen ganz nach unten. Klicken Sie auf den Link "kunden.csv" und speichern Sie diese CSV-Datei unter einem geeigneten Namen ab.

Newsletter versenden

Sie können E-Mail-Adressen nach dem Export in Excel nachbearbeiten und dann mit geeigneten CSV-kompatiblen Programmen versenden, z.B. mit MailChimp, SuperMailer oder Outlook. Natürlich können Sie E-Mailings auch direkt in Autrado erstellen und dabei direkt auf die Fahrzeugdaten zugreifen.